Habár minden munkahely szeretné a baleseteket elkerülni, kevesen rendelkeznek alapos ismeretekkel a munkavédelmi szabályzat szerepéről és az azzal kapcsolatos teendőkről.

Fontos kiemelni, hogy az 1993. évi XCIII. törvény (Mvt.) értelmében a munkáltató feladata az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzés követelményeinek való megfelelés. Azt, hogy a munkavállalók munkahelyi biztonságának és egészségének védelme érdekében jogszabályban előírt munkavédelmi kötelezettségek teljesítésére milyen eszközöket, formát és módot választ a munkáltató a törvényi szabályozás nem határolja be. Ebből az is következik, hogy a munkavédelmi törvény nem kötelezi a munkáltatót munkavédelmi szabályzat készítésére. A szabályzat készítése azonban a munkavédelmi gyakorlatban kialakult és bevált forma, mivel a sok egyedi utasítás helyett célszerűbb a munkavédelem követelményrendszerét és eljárási szabályait egyetlen utasításban, a munkavédelmi szabályzatban egységbe foglalni.

A munkavédelmi szabályzat elkészítése komoly előkészítő, egyeztető, összehangoló és a véleményeket szintetizáló munkát igényel, ugyanakkor egyes szabályozási körök munkabiztonsági és munka-egészségügyi szaktevékenységnek minősülnek (pl.: egyéni védőeszköz juttatása), ezért szükséges, hogy a munkavédelmi szabályzat tervezetét munkabiztonsági szakember készítse el. Továbbá, a munkavédelmi szabályzatot be kell illeszteni a munkáltató szabályrendszerébe, megfelelő összhangot kell kialakítani a szervezeti és működési szabályzat, a kollektív szerződés és a munkáltató egyéb szabályzataival, utasításaival is. Természetesen a munkavédelmi szabályzatban foglaltak nem lehetnek ellentétesek a hatályos jogszabályokkal (nemzeti és uniós előírásokkal).

A munkavédelmi szabályzat összeállításakor a hozzáértő segítség és tapasztalat nem csak a szakmai követelményeknek való megfelelés miatt szükséges, hanem a munkavédelmi hatóság lehetséges ellenőrzése miatt is, ugyanis a munkavédelmi feladatokat és kötelezettségeket összefoglaló belső szabályozás tartalmi követelményeit és azok teljesítését a hatóság ellenőrizheti. Gyakori hiba a biztonsági és egészségvédelmi terv munkavédelmi szabályzatként való kiadása.

Fontos tehát hangsúlyozni, hogy nem lehet teljesen önkényesen munkavédelmi szabályzatot készíteni. Egyrészt a munkáltató rendelkezési kötelezettségei meghatározzák a munkavédelmi szabályzat tartalmát (pl. veszélyességi osztályba sorolás, egyéni védőeszközök juttatási rendjének szabályozása, stb.), másrészt a munkavédelmi gyakorlat kialakította azt a szerkezeti formát, amely alkalmas arra, hogy a munkáltatóra háruló szabályozási területeket jogilag és logikailag egymásra építve, azokat áttekinthetően és közérthetően közvetítse a munkavállalók felé. Az egyes fejezetek egymásra építését például tanácsos a munkavédelmi törvény felépítéséhez rendelni, mert így kezelhetőbbé válik a szabályzat.

Összefoglalóan elmondható, hogy a munkavédelmi szabályzat elkészítése és rendszeres felülvizsgálata alapos és szerteágazó szakmai tudást és tapasztalatot igényel.